Infobrief zur Einreichung von Rechnungen / Abrechnungen / Zahlungsaufforderungen
Sehr geehrte Damen und Herren,
gerne möchten wir Ihnen zu den folgenden Punkten einige rechtl. Hinweise und Informationen zur
Einreichung von Rechnungen, Abrechnungen und Zahlungsaufforderungen im Allgemeinen geben:
1. Grundsatz
2. Vermeidung von Medienbruch
3. Digitale Rechnungen
4. Papierrechnungen / Abrechnungen
5. Formvorgaben bei Papier-Abrechnungen
1. Grundsatz
– Sofern Sie Ausgaben zur Erstattung einreichen – unabhängig davon ob Ihnen Papierbelege
(z.B. Kassenzettel) oder digitale Rechnungen (z.B. bei Online-Bestellungen) vorliegen –
rechnen Sie diese bitte ausschließlich mit dem Abrechnungs-Formular ab.
– Verwenden Sie bitte nur die auf unserer Webseite zur Verfügung stehenden Formulare.
– Die ausgefüllten Formulare werden bei Erfassung an die Buchung angehängt. Bevor die
Zahlung endgültig ausgelöst wird, muss eine weitere Person, die Kontoverbindung, Anzahl
der Belege und die Höhe des Erstattungsanspruchs, mit den eingegebenen Daten
kontrollieren (Vier-Augen-Prinzip). Achten Sie daher bitte darauf, dass die Formulare bei
jeder Einreichung vollständig ausgefüllt sind.
– Bitte geben Sie zu jedem Beleg, ggf. zu jeder Position eines Belegs das Abrechnungsobjekt
bzw. Themenfeld an. Nur so ist eine korrekte Zuordnung und Verbuchung möglich.
2. Vermeidung von Medienbruch
– Wenn digitale Rechnungen ausgedruckt und weiterverarbeitet werden, handelt es sich um
einen Medienbruch. Diese Medienbrüche sind gefahrenanfällig, da es hierbei z.B. zu
unbeabsichtigten Informationsverfälschungen und/ oder Doppelzahlungen kommen kann.
Daher bitten wir Sie diese Medienbrüche zu vermeiden.
– Es gilt der Grundsatz:
• Papier bleibt Papier und muss als solches weitergeleitet/ weiterverarbeitet werden,
• digitale Belege/Rechnungen bleiben digital und werden nicht ausgedruckt.
3. Digitale Rechnungen
– Wenn möglich, lassen Sie uns digitale Rechnungen zukommen. Sprechen Sie gerne Ihre
Lieferanten an und bitten um Zusendung einer digitalen Rechnung.
– Leiten Sie uns diese (digitale) Rechnung weiter an den digitalen Rechnungseingang
(rechnungseingang.koeln-nord@ekir.de). Wie unter 2. erklärt, bitte NICHT ausdrucken und
per Post senden.
– Bestätigen Sie die sachliche Richtigkeit der (digitalen) Rechnungen einfach in der Mail.
Diese Bestätigung ist für die weitere Bearbeitung und Anordnung unerlässlich.
– Bitte geben Sie die o.g. Mail nicht direkt an externe Firmen zum Versand der Rechnung an,
da diese ohne Ihre sachliche Richtigkeit nicht bearbeitet werden kann, wie zuvor
beschrieben.
– Digitale Rechnung müssen im PDF-Format oder als ZUGFeRD eingereicht werden.
Rechnungen im Bildformat (z.B. JPEG/ PNG), Textverarbeitungs- oder
Tabellenkalkulationsdateien können leider nicht verarbeitet werden.
4. Papierrechnungen / Abrechnungen
– Papierrechnungen und Kassenzettel lassen sich (noch) nicht gänzlich vermeiden. Bitte
reichen Sie diese ausschließlich in der Originalform (Papier) ein. Achten Sie bei Papier-
Abrechnungen bitte auf die Vorgaben unter 5.
– Aufgrund eines Scans allein können die Rechnungen nicht verarbeitet werden, da es sich
hierbei um den unter 2. dargestellten Medienbruch handelt. Zudem besteht hierbei ein
erhebliches Risiko der Doppelzahlung.
– Laut Verwaltungsstrukturgesetz hat die Verwaltung die Belegaufbewahrungsplicht. Die
Originalbelege können daher bspw. nicht in der Gemeinde verbleiben. Eine Kontrolle ob der
Scan auch nachträglich noch im Original (Papier) eingegangen ist, würde zu erheblichem
Mehraufwand führen, sodass eingescannte Papierrechnungen/ Abrechnungen nicht
bearbeitet werden können. Wir bitten hier um Ihr Verständnis.
5. Formvorgaben bei Papier-Abrechnungen
Um eine schnelle Bearbeitung und Auszahlung zu gewährleisten, achten Sie – neben der
Verwendung des Abrechnungs-Formulars – bitte auf die folgende Aufbereitung vor Einreichung:
– Längere Quittungen, die nicht auf eine DIN A4-Seite passen, bitte schräg durchschneiden,
um nachzuweisen, dass es sich um einen Beleg handelt.
– Rechnungssteller (z.B. REWE) / Betrag /Datum / Ust.-ID-Steuer-Nr. müssen gut lesbar sein.
– Bei Kleber/ Tesafilm/ Textmarkern ist zu beachten, dass diese den Text/ die Zahlen auf dem
Thermopapier nach sehr kurzer Zeit unlesbar machen. Tesafilm daher bitte an einer Stelle
anbringen, wo keine Schrift ist. Bitte die Kassenzettel nicht auf ein Blatt heften, da dies zu
Problemen beim scannen führt.
– Die Kassenzettel / Quittungen bitte nicht falten.
– Die Kassenzettel / Quittungen bitte nicht überlappend/ übereinander aufkleben.
– DIN A4-Rechnungen müssen nicht zusätzlich auf ein separates Blatt aufgeklebt werden.
Die Verwendung/ der Zweck kann handschriftlich auf die Rechnung geschrieben werden.
Bitte leiten Sie diesen Infobrief auch an Ihre Haupt- und Ehrenamtlichen weiter.
Wir danken Ihnen vielmals für die Beachtung des Infobriefs und Ihre Unterstützung.
Sollten Sie Rückfragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Freundliche Grüße sendet
gez. Christoph Borreck
Geschäftsführer