Losung

für den 25.02.2018

Gerechtigkeit und Recht sind deines Thrones Stütze, Gnade und Treue treten vor dein Angesicht.

Psalm 89,15

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Kontakt

Evangelischer Verwaltungsverband
Köln-Nord
Friedrich-Karl-Straße 101
50735 Köln
Telefon: +49 221 82090 0
Telefax: +49 221 82090 11

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Service

Leistungsübersicht

Finanzabteilung

Die Finanzabteilung des Ev. Verwaltungsverbandes Köln-Nord vollzieht die Zahlungs- und Bu-chungsvorgänge für die angeschlossenen Kirchengemeinden, den Kirchenkreis Köln-Nord, den Kindertagesstättenverband Köln-Nord, dem Verwaltungsverband Köln-Nord selbst und weitere Einrichtungen. Sie steht im engen gegenseitigen Austausch mit den anderen Abteilungen.

Wir erbringen Leistungen gemäß nachstehender Aufstellung:

Bearbeitung der Kontoauszüge

Wir bearbeiten täglich die eingehenden Kontoauszüge der verschiedenen Girokonten. Im Zuge der Bearbeitung werden die Zahlungsvorgänge den angeschlossenen Kirchengemeinden oder anderen Einrichtungen sachlich zugeordnet.

Abwicklung des Zahlungsverkehrs

Wir  zahlen die eingereichten Rechnungen innerhalb der Zeit für Skontogewährung oder des Zahlungsziels fristgerecht.

Bearbeitung von Abrechnungen

  1. Wir führen die Abrechnungen mit allen haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden durch. Hierzu gehören auch die Abrechnung von Fahrtkosten anhand von Fahrtenbüchern oder –nachweisen.
  2. Wir rechnen die Verpflegungsgelder der Kindertagesstätten je nach Kindergartensatzung entweder spitz oder pauschal anhand der Belegungslisten ab.

Spenden und Kollekten

  1. Wir melden die durch die Gemeinden eingezahlten Kollekten einmal monatlich den Kirchenkreisen und überweisen diese an die durch Beschluss der Presbyterien bestimmten Empfänger bzw. verbuchen sie in den gemeindeeigenen Haushalten.
  2. Wir erstellen steuerrelevante Bescheinigungen für Spenden (Zuwendungsbestätigungen) bei Beträgen ab 200 Euro (darunter auf Anfrage), sofern diese auf ein Girokonto, das bei uns im Hause geführt wird, eingezahlt werden. Spendenbescheinigungen für Bareinzahlungen werden vor Ort erstellt.

 

Prüfung der rechnerischen Richtigkeit

Wir kontieren die Zahlungsvorgänge anhand der vorliegenden Haushaltspläne und stellen die rechnerische Richtigkeit durch Prüfung der Addition und der Berechnungsgrundlagen fest. Die Zeichnung der sachlichen Richtigkeit geschieht aufgrund eines Vermerkes auf der Rechnung von einer autorisierten Person aus den Kirchengemeinden oder Einrichtungen.

Überwachung

  1. Wir legen für die uns bekannten Forderungen eine Wiedervorlage an, um den fristgerechten Eingang der Forderungen zu überwachen. Erfolgt eine Zahlung nicht pünktlich, wird dies der entsprechenden Abteilung zwecks Mahnung mitgeteilt. Anzahl und Art der Mahnungen wird auf den Einzelfall abgestellt und mit den Abteilungen abgesprochen. Soweit notwendig leiten wir das gerichtliche Mahnverfahren ein und  begleiten dieses.
  2. Wir klären Bankrückläufe und Irrläufer und wickeln diese zeitnah ab.
  3. Wir überwachen die Liquidität der Kassengemeinschaft. Die Abteilungsleiterin sorgt dafür, dass der erforderliche Kassenbestand so auf den verschiedenen Geldmarktkonten verteilt ist, dass er zum Zeitpunkt der Fälligkeit der Verbindlichkeiten zur Verfügung steht.
  4. Wir erteilen den berechtigten Mitarbeitenden vor Ort auf Wunsch Auskünfte über den Buchungsstand, ggf. durch elektronische Datenbereitstellung oder Zusendung von schriftlichen Sachbuchübersichten bzw. Buchungslisten.

Rechnungslegung

Zur Vorbereitung der Jahresrechnungen auf die aufsichtliche Prüfung sammeln wir die Buchungsbelege in sachlicher und zeitlicher Reihenfolge.

Erstellung der Jahresabschlüsse

  1. Wir bereiten in enger Zusammenarbeit mit den Gemeindesachbearbeitern den Abschluss des Haushaltsjahres vor. Dabei wird die Jahresrechnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft.
  2. Wir nehmen die erforderlichen Abrechnungen und Umbuchungen vor. Dazu gehören auch der Übertrag nicht verbrauchter, zweckgebundener Spenden und Zuschüsse sowie nicht abgewickelte Verwahrgelder und Vorschüsse in das Folgejahr.
  3. Wir erstellen mit Hilfe des Buchungsprogramms die Jahresabschlüsse.

Fachspezifisches

  1. Wir beantragen Zuschussmittel zur Sprachförderung in den Kindertagesstätten und führen den Verwendungsnachweis.
  2. Wir bestellen Zahlscheine für Aktionen (z.B. Adventssammlung).
  3. Wir führen im Buchungsprogramm MACH eine Übersicht über die Anlagegüter.
  4. Wir beantragen und überwachen Zuschüsse für Offene Türen und sonstige Programme.

Vermögensverwaltung

     1. Wir verwalten die gemeindlichen Rücklagen und legen das Kapital an.
     2. Wir erstellen Vermögensübersichten und verteilen die Zinserträge.
     3. Wir bearbeiten Darlehensanträge und verwalten Schenkungen, Nachlässe und Bürg-schaften.
     4. Wir leisten und überwachen den Schuldendienst.

Wahlleistungen

Weiterhin besteht die Möglichkeit für die Kirchengemeinden und Einrichtungen, Wahlleistungen der Abteilung Kasse/Buchhaltung abzurufen, die nachstehend aufgelistet werden:

  1. Wir bieten Mithilfe bei der Kalkulation von Freizeiten und besonderen Maßnahmen.
  2. Wir bearbeiten die Freizeiten von der Beantragung der Zuschüsse über die Abrechnung (Verwendungsnachweis) in Zusammenarbeit mit den Freizeitleitern bis zur Vorlage der Abrechnungsergebnisse an das Leitungsorgan.

Angebot der Einsichtnahme

Wir bieten den Vorsitzenden der Leitungsorgane, anderen von den Kirchengemeinden autorisierte Personen und den Mitarbeitenden für ihre jeweiligen Fachbereiche jederzeit Einsichtnahme in die Finanzen der Kirchengemeinde an. Bitte melden Sie sich bei Frau Erdmann. Es wird Ihnen dann ein Online-Zugang eingerichtet, der Ihnen Einsicht in die für Sie relevanten Haushaltsstellen und Buchungsvorgänge verschafft. 

Bitte um Mithilfe

Wir benötigen Ihre Mithilfe, damit alle Aufgaben reibungslos, korrekt und zeitnah erledigt werden können.  

Im Einzelnen erbitten wir wie folgt Ihre Unterstützung:

Durch die Leitungsgremien bzw. Verantwortliche, z.B. Kirchmeister:

Wie auch in den anderen Bereichen sorgt eine gute Kommunikation für reibungslose Abläufe und Minimierung von Fehlerquellen. Nehmen Sie bitte unser o. g. Angebot der Einsichtnahme in Ihre Finanzen an. Scheuen Sie sich nicht und treten Sie mit uns in Kontakt, auch wenn Ihnen der Anlass noch so unbedeutend erscheinen mag!

Durch die Mitarbeitenden vor Ort:

  1. Bitte übersenden Sie uns Rechnungen, zeitnah über die Küsterpost. Sendungen per Fax sind bei drohender Überschreitung der Fälligkeit bzw. Einräumung von Skonto möglich. Bitte vermerken Sie auf der Originalrechnung den Vorab-Versand, bevor Sie sie an uns weitergeben. In jedem Fall muss die sachliche Richtigkeit der Rechnungen und der Kassenbons durch Handzeichen bestätigt werden. Ferner bitten wir darum, die Kontierung vorzunehmen, sofern sie sich nicht zweifelsfrei und eindeutig aus der Rechnung ergibt.
  2. Bitte benachrichtigen Sie uns mittels einer entsprechenden Unterlage, wenn Sie Zahlungen erwarten. Diese können dann als Buchungsbeleg verwendet werden. Sollten Sie für einen bestimmten Zweck/ein bestimmtes Projekt mehrere Zahlungen erwarten, können Sie mit Hilfe der von uns zur Verfügung gestellten Buchungsliste die Eingänge kontrollieren. Wenn Sie uns im Vorfeld eine vollständige Einzahlungs-/Teilnehmerliste zusenden, übernehmen wir diese Aufgabe für Sie.
  3. Jede Kirchengemeinde verfügt über ein eigenes Girokonto. Bitte verwenden Sie für Ihre Überweisungen und Einzahlungen nur dieses Konto und teilen Sie Dritten, die Einzahlungen vornehmen, bitte mit, dass sie den Grund der Einzahlung und ggf. den Pfarrbezirk auf dem Überweisungsträger vermerken.
    Wenn Sie bei der Sparkasse KölnBonn Bareinzahlungen vornehmen, achten Sie bitte darauf, dass die Bankangestellten den von Ihnen vermerkten Empfängertext auch in das System eingeben. Bei Bareinzahlungen von nicht alltäglicher Natur wäre ein Anruf oder eine kurze E-Mail an Ihre/n zuständige/n Mitarbeiter/in sehr hilfreich.

Der Finanzabteilung gehören an:
Frau Beek (Abteilungsleiterin), Tel.: 0221 82090 34, a.beek@evv-koeln-nord.de
Herr Crecelius, Tel.: 0221 82090 19, m.crecelius@evv-koeln-nord.de
Frau Herrera Bayo, Tel.: 0221 82090 20, g.herrera@evv-koeln-nord.de
Herr Kamp, Tel. 0221 82090 39, h-g.kamp@evv-koeln-nord.de
Frau Kirberg, Tel. 0221 82090 29, b.kirberg@evv-koeln-nord.de
Frau Kirschbaum, Tel. 0221 82090 40, j.kirschbaum@evv-koeln-nord.de
Frau Mattutat, Tel.: 0221 82090 17, t.mattutat@evv-koeln-nord.de
Herr Mutschke, Tel.: 0221 82090 24, s.mutschke@evv-koeln-nord.de
Herr Ortmann, Tel.: 0221 82090 27, r.ortmann@evv-koeln-nord.de
Frau Schall, Tel.: 0221 82090 32, a.schall@evv-koeln-nord.de
Herr Schulz, Tel. 0221 82090 41, t.schulz@evv-koeln-nord.de
Frau Ulrich, Tel. 0221 82090 52, s.ulrich@evv-koeln-nord.de



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